James' Blog

James, logopedie en audits!

13 november 2017

Eerder dit jaar plaatsten we een berichtje op Facebook met de vraag of de lezer aan het genieten was van een vrije dag of bezig was met de administratie. Onze klant Wanda Verbist van ABC Logopedie reageerde al snel: “Administratie doen, aftellen naar de audit.”
Wij wilden natuurlijk graag weten hoe haar audit was gegaan! Dit is altijd een spannende aangelegenheid voor een praktijk. Tijd dus voor een kop koffie en een goed gesprek.

Over Wanda Verbist
“Het stond eigenlijk al vast dat ik logopediste zou worden”, begint Wanda. “Toen ik in het laatste jaar van mijn MBO opleiding SPW stage liep, had ik al besloten dat ik nog een vervolgopleiding op HBO niveau wilde doen. Tijdens mijn stage werd ik in een activiteitencentrum voor lichamelijk gehandicapten toegevoegd aan de afasiegroep. Wanneer als gevolg van hersenletsel één of meer onderdelen van iemands taalgebruik niet goed meer functioneert, noemt men dat afasie. Afasie betekent dat iemand niet meer kan zeggen wat hij wil. Wat er daar in die groep gebeurde raakte me diep en alles viel op zijn plek. Datzelfde jaar heb ik me ingeschreven voor de paramedische opleiding logopedie. Achteraf denk ik weleens; “Het kan geen toeval zijn geweest dat ik in die groep terecht kwam. Het moest gewoon zo zijn”.

Na het behalen van haar diploma tot logopediste in 2006 werkt Wanda bij de GGD in een verpleeghuis en verricht zij screeningen op basisscholen. In 2009 richt ze haar praktijk ABC Logopedie op in Zeeuws Vlaanderen op, die inmiddels is uitgegroeid tot vijf medewerkers.
“Het merendeel van de cliënten die wij in onze praktijk behandelen zijn kinderen, maar we bieden ook ondersteuning bij een aantal volwassenen bij wie  na een trauma of hersenbloeding het spraakvermogen is aangetast. Het mooie aan dit vak is dat geen consult hetzelfde is, niemand is immers hetzelfde. Ook al hebben kinderen dezelfde problematiek/klachten, dan wil dit niet zeggen dat de aanpak of de weg naar de oplossing gelijk is. Daarnaast heeft ieder kind zijn eigen beleving en voorstelling bij de dingen”.

Jullie zijn in mei 2016 overgestapt naar James. Hoe is dit verlopen?
“We waren en zijn nog steeds erg blij dat we de die beslissing hebben genomen. Niemand zit natuurlijk echt op een overstap te wachten, je verwacht extra werk, maar we zagen gewoon veel meer mogelijkheden in het werken met James. In samenspraak met James zijn we in mei gemigreerd waarbij James al onze dossiers heeft overgezet. Hierdoor kunnen we ook onze historie eenvoudig terug vinden. Wist je bijvoorbeeld dat we het dossier van een kind nog vijftien(!) jaar moeten bewaren nadat het kind de achttienjarige leeftijd heeft bereikt? Je kunt je voorstellen dat dit iets van onze administratie vraagt. Het fijne aan James is dat alles in de cloud opgeslagen is en het makkelijk en eenvoudig opvraagbaar is, zo ook onze oude dossiers. Zoals gezegd zijn we vorig jaar overgestapt en zelfs kinderen die ik voor die tijd heb gezien en nu weer terugkomen, kan ik eenvoudig terugvinden. Dat werkt wel zo prettig, zeker wanneer je een audit moet ondergaan.

Waarom een audit?
“We hebben zelf een audit aangevraagd bij het KIWA. Je hebt als praktijk de keuze om vrijwillig een audit te ondergaan of er één opgelegd te krijgen van de verzekeraars. In ons geval hebben we ervoor gekozen om zelf een audit aan te vragen. Dit betekent dat er een steekproef wordt gedaan over een periode van een half jaar, in ons geval over de eerste helft van 2017, waarbij het aantal dossiers dat bekeken wordt, afhankelijk is van de grootte van de praktijk.

En…wat was de uitkomst?
We zijn geslaagd! Erg fijn, maar zijn er natuurlijk altijd kleine op- en aanmerkingen. Dit kan ook niet anders. Het blijft mensenwerk en al denk je dat je alles 100% hebt ingevuld en gedocumenteerd, kleine omissies willen nog weleens voorkomen. James helpt doordat je in een dossier snel ziet waar je verplichte velden nog niet hebt ingevuld. Ik vind het ook fijn dat het overal te raadplegen is en dat ik via mijn mobiele telefoon direct afspraken in kan plannen. Hiermee voorkom je dat je dingen vergeet als je even niet achter je computer of laptop zit.

Wat zou je nog graag zien in James?
Eén van de opmerkingen van de auditors was, dat ze graag in één oogopslag zouden willen zien, waar het dossier betrekking op heeft. Kortom, de leeftijd, het geslacht, de indicatie en behandeling van de desbetreffende cliënt, een soort voorblad als het ware. Dit is nu nog niet mogelijk in James maar wellicht kunnen ze daar in de toekomst iets mee. Overigens is het geen verplichting, het was puur een suggestie vanuit de auditors. Zelf ben ik erg benieuwd hoe we als beroepsgroep invulling gaan blijven geven aan de naderende nieuwe regels. Zo is er voor 2018 bepaald dat we moeten vastleggen voor ieder consult of de ouders aanwezig waren. Hoe maak je dit aantoonbaar, vraag ik me dan af? Uitdagingen genoeg dus, maar ook daar is vast een efficiënte oplossing voor te verzinnen. Vooralsnog ben ik nog steeds heel blij met James en mijn beroep!

 

Wanda Verbist en haar praktijk ABC Logopedie zijn gevestigd in Hulst, Terneuzen en omgeving, voor meer informatie zie www.abclogopedie.nl

Delen:
Sanne HeemskerkJames, logopedie en audits!