Onbezorgd overstappen

Veel praktijken zien op tegen de overstap naar een ander softwarepakket. Het is tijdrovend en veel gedoe. Met de overstapservice zorgen wij voor een soepele overgang naar James. Het maakt niet uit of het een opstartende, kleine of grote praktijk betreft waarbij data overgezet moet worden. Wij hebben veel ervaring, zorgen voor een juiste voorbereiding en planning. In het traject nemen wij zoveel mogelijk werk uithanden. Met onderstaand stappenplan krijgt u een goed beeld van de activiteiten.

1. Planning
Samen bepalen we het juiste overstapmoment. Vervolgens maken we de planning waarin data voor een aantal belangrijke activiteiten worden vastgelegd: Aanleveren data, Inrichten programma, Controleren import, Training(en) en “Go live”.

2. Aanleveren data
De vorige softwareleverancier is verplicht de data in een bewerkbaar format aan te leveren. Naast patiëntgegevens kunnen wij de historie en eventueel de agenda (patiëntafspraken en notities) overzetten. Afgekeurde declaraties kunnen vanuit James opnieuw worden aangeboden. Ook zorgen wij ervoor dat de boekhouding naadloos blijft aangesloten. Kortom, “dataperikelen” blijven tot een minimum beperkt.

3. Op maat inrichten
Wij gaan op basis van de verzamelde gegevens de praktijk volledig en op maat inrichten. Specifieke aandacht gaat uit naar het dossier-template, de brieven, de mailsjablonen en de factuurachtergrond. Het dossiersjabloon zetten wij in concept klaar op basis van de richtlijn van de beroepsvereniging. Vervolgens kunnen wij deze eenvoudig aanpassen naar de behoefte van de praktijk rekening houdend met de auditeisen. De brief-templates nemen we over en kan de praktijk zo nodig aanpassen. De factuurachtergrond maken wij in de huisstijl van de praktijk op en wij stellen de contracten met zorgverzekeraars beschikbaar.

4. Trainen en “Go live”
Wij kunnen de training(en) online verzorgen. Hierbij bieden we de mogelijkheid om vanuit één of meerdere locaties (webinar) in te loggen en de training te volgen. Naast een training van de dagelijkse activiteiten plannen we een aparte training in voor het declareren.

Op de geplande “Go live” datum gaan de medewerkers aan het werk in de volledig en op maat ingerichte praktijkomgeving.  Bij vragen kunnen zij terugvallen op de geïntegreerde helpfunctie. Ook kunnen de medewerkers een beroep doen op onze professionele helpdesk die telefonisch goed bereikbaar is en snel reageert op mail.

Sanne HeemskerkOverstapservice